Przedsiębiorcy rozpoczynający działalność gospodarczą lub rozszerzający zakres sprzedaży mogą liczyć na wsparcie finansowe przy zakupie kasy rejestrującej. Zwrot za kasę fiskalną to forma ulgi podatkowej, która pozwala odzyskać część wydatków poniesionych na zakup i instalację urządzenia. Mechanizm ten ma zachęcać do rejestrowania sprzedaży i ograniczać szarą strefę w gospodarce.
Wysokość zwrotu za kasę fiskalną i podstawowe warunki
Zwrot kosztów zakupu kasy fiskalnej wynosi 90% wydatków, jednak nie więcej niż 700 złotych na jedno urządzenie. Limit dotyczy każdej kasy osobno – jeśli przedsiębiorca kupuje 3 kasy, może otrzymać zwrot do 2100 złotych łącznie. Kwota zwrotu jest odliczana od podatku należnego w rozliczeniu za miesiąc, w którym dokonano zakupu i zgłoszono kasę do urzędu skarbowego.
Prawo do ulgi przysługuje podatnikom, którzy:
- rozpoczynają ewidencjonowanie sprzedaży przy użyciu kasy
- kupują kasę po raz pierwszy dla danego rodzaju działalności
- nabywają nową kasę zgodną z obowiązującymi przepisami
- zgłaszają urządzenie do naczelnika urzędu skarbowego
- rozpoczynają jej użytkowanie w wymaganym terminie
Kto może skorzystać ze zwrotu za kasę fiskalną?
Ulga za kasę fiskalną przysługuje przedsiębiorcom, którzy dopiero zaczynają prowadzić ewidencję sprzedaży lub rozszerzają działalność o nowy punkt sprzedaży. Dotyczy to zarówno osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, jak i spółek cywilnych, jawnych czy z ograniczoną odpowiedzialnością.
Ważnym warunkiem jest rozpoczęcie używania kasy w terminie 6 miesięcy od dnia zakupu. Jeśli przedsiębiorca nie dotrzyma tego terminu, traci prawo do ulgi. Dodatkowo kasa musi być zgłoszona do właściwego naczelnika urzędu skarbowego przed rozpoczęciem jej użytkowania – zwykle w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakupu.
Jakie wydatki można odliczyć?
Zwrot obejmuje nie tylko cenę samej kasy fiskalnej, ale także koszty związane z jej uruchomieniem. Do wydatków uprawniających do ulgi zalicza się:
- zakup kasy rejestrującej wraz z urządzeniami peryferyjnymi
- fiskalizację urządzenia przez serwis
- instalację i konfigurację systemu
- szkolenie z obsługi kasy dla pracowników
- zakup oprogramowania niezbędnego do pracy urządzenia
Nie można natomiast odliczyć kosztów bieżącej obsługi, takich jak zakup papieru do drukarki fiskalnej, wymiana części eksploatacyjnych czy przeglądy techniczne. Te wydatki stanowią normalne koszty prowadzenia działalności i mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, ale nie podlegają uldze kasowej.
Procedura uzyskania zwrotu za kasę fiskalną
Aby otrzymać zwrot za kasę fiskalną, przedsiębiorca musi najpierw zakupić urządzenie u autoryzowanego sprzedawcy i otrzymać fakturę VAT. Następnie zgłasza kasę do urzędu skarbowego, wypełniając formularz zgłoszeniowy. Po fiskalizacji urządzenia przez serwis otrzymuje stosowny protokół.
Ulga jest rozliczana w deklaracji podatkowej:
- VAT-7 lub VAT-7K – dla podatników rozliczających się miesięcznie lub kwartalnie
- w odpowiedniej pozycji formularza należy wpisać kwotę ulgi
- ulga pomniejsza podatek należny za dany okres rozliczeniowy
- jeśli ulga przewyższa podatek, różnicę można rozliczyć w kolejnych miesiącach
Do deklaracji nie trzeba dołączać dokumentów potwierdzających zakup, ale przedsiębiorca musi je przechowywać przez okres przedawnienia zobowiązań podatkowych, czyli co najmniej 5 lat. Podczas kontroli skarbowej może być zobowiązany do ich okazania.
Kiedy zwrot za kasę fiskalną nie przysługuje?
Nie każdy zakup kasy fiskalnej uprawnia do otrzymania zwrotu. Ulga nie przysługuje, gdy przedsiębiorca wymienia starą kasę na nową w ramach tej samej działalności. Również zakup kasy używanej nie daje prawa do odliczenia, nawet jeśli jest to pierwsze urządzenie w firmie.
Zwrot nie jest dostępny także dla podatników, którzy:
- kupili kasę przed dniem, w którym powstał obowiązek ewidencjonowania
- nabyli urządzenie niespełniające wymogów technicznych
- nie zgłosili kasy do urzędu skarbowego w terminie
- rozpoczęli używanie kasy po upływie 6 miesięcy od zakupu
Jeśli przedsiębiorca odliczył ulgę, a następnie zaprzestał używania kasy przed upływem 3 lat od jej zakupu, jest zobowiązany do zwrotu odliczonej kwoty wraz z odsetkami. Wyjątkiem są sytuacje niezależne od podatnika, takie jak kradzież urządzenia czy zakończenie działalności gospodarczej.
Kasy online a zwrot kosztów
Od 1 stycznia 2023 wszystkie nowo nabywane kasy fiskalne muszą być kasami online, czyli przesyłającymi dane o transakcjach bezpośrednio do Centralnego Repozytorium Kas. Dotyczy to zarówno kas stacjonarnych, jak i mobilnych wykorzystywanych w sprzedaży obwoźnej czy usługach świadczonych poza siedzibą firmy.
Kasy online charakteryzują się wyższą ceną zakupu niż tradycyjne urządzenia fiskalne. Koszt podstawowego modelu to zazwyczaj 1500-2500 złotych, a bardziej zaawansowanych systemów POS z kasą online – nawet 5000-8000 złotych. Mimo to maksymalny zwrot pozostaje na poziomie 700 złotych, co stanowi mniejszy procent rzeczywistego wydatku.
