Prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą, każdy przedsiębiorca prędzej czy później może zetknąć się z problemem niezapłaconej faktury. Co zrobić w takiej sytuacji? Czy i kiedy należy zgłosić taki fakt do urzędu skarbowego? Jakie działania podjąć, aby zabezpieczyć interesy swojej firmy?
Czym jest niezapłacona faktura?
Faktura niezapłacona to dokument sprzedaży, który został wystawiony kontrahentowi, ale nie została za niego uiszczona należność w wyznaczonym terminie. Termin zapłaty zwykle określany jest na 7, 14 lub 30 dni od daty wystawienia faktury. Po jego upływie mamy do czynienia z zaległością płatniczą, która może wpływać negatywnie na płynność finansową firmy.
Czy trzeba zgłaszać niezapłaconą fakturę do urzędu skarbowego?
Samo wystąpienie zaległości nie obliguje przedsiębiorcy do natychmiastowego zgłoszenia sprawy do urzędu skarbowego. Jednak obowiązki podatkowe wynikające z wystawienia faktury mogą powodować konieczność dokonania określonych korekt. Sytuacja wygląda inaczej w przypadku podatku VAT i podatku dochodowego.
Podatek VAT – ulga na złe długi
W przypadku podatku VAT przedsiębiorca ma prawo skorzystać z tzw. ulgi na złe długi. Oznacza to możliwość skorygowania wcześniej odprowadzonego podatku VAT, jeśli faktura nie została opłacona przez kontrahenta w ciągu 90 dni od terminu płatności.
- Warunek 1 – minęło co najmniej 90 dni od terminu płatności
- Warunek 2 – wierzyciel i dłużnik muszą być czynnymi podatnikami VAT
- Warunek 3 – należność nie została zbyta (np. nie została przeniesiona na firmę windykacyjną)
Aby skorzystać z ulgi, należy złożyć korektę deklaracji VAT i odpowiednio pomniejszyć podstawę opodatkowania. Nie jest konieczne osobne zgłoszenie do urzędu skarbowego – korekta pełni tu funkcję zgłoszenia.
Podatek dochodowy – obowiązkowa korekta kosztów
Jeśli jesteś podatnikiem PIT i zaliczyłeś koszt wynikający z faktury do kosztów uzyskania przychodu, musisz pamiętać o obowiązku dokonania korekty. Jeżeli należność nie zostanie opłacona w ciągu 90 dni od terminu płatności, należy usunąć ten koszt z ewidencji podatkowej.
- Dotyczy to zarówno podatników na zasadach ogólnych, jak i liniowego PIT
- Korektę należy wykonać w miesiącu, w którym upłynął 90-dniowy termin
- Brak korekty może skutkować odpowiedzialnością podatkową i odsetkami
Kiedy warto poinformować urząd skarbowy?
Poza korektami VAT i PIT nie ma obowiązku osobnego zgłaszania niezapłaconej faktury do urzędu skarbowego. Natomiast w sytuacjach podejrzenia wyłudzenia podatku lub działania na szkodę Skarbu Państwa, można rozważyć złożenie zawiadomienia do Krajowej Administracji Skarbowej.
Zgłoszenie można złożyć anonimowo za pośrednictwem formularza dostępnego na stronie KAS. Powinno zawierać informacje takie jak:
- Nazwa i dane kontrahenta – którego dotyczy zgłoszenie
- Opis sytuacji – brak zapłaty, brak kontaktu, działania wskazujące na próbę wyłudzenia
- Numer faktury – i data jej wystawienia oraz termin płatności
Co jeszcze może zrobić przedsiębiorca?
Zamiast od razu zgłaszać kontrahenta do urzędu skarbowego, warto najpierw podjąć inne kroki, które mogą doprowadzić do odzyskania należności.
Wezwanie do zapłaty
To pierwszy krok, który powinien być podjęty jeszcze przed rozpoczęciem jakichkolwiek działań formalnych. W wezwaniu do zapłaty należy wskazać kwotę zaległości, numer faktury, termin zapłaty oraz groźbę dalszych kroków prawnych.
Postępowanie sądowe i komornicze
Jeśli wezwania nie przynoszą skutku, można złożyć pozew do sądu o zapłatę, a po uzyskaniu wyroku skierować sprawę do komornika.
Zgłoszenie do BIG lub KRD
Nieopłaconą fakturę można również zgłosić do biur informacji gospodarczej, co może skutkować negatywnym wpisem w rejestrze dłużników.
Niezapłacona faktura nie zawsze wymaga natychmiastowego zgłoszenia do urzędu skarbowego, ale wiąże się z obowiązkiem dokonania korekt podatkowych. Przedsiębiorca może również skorzystać z dostępnych środków prawnych i narzędzi windykacyjnych. Świadome i terminowe działanie pozwala nie tylko na ograniczenie strat, ale także na zachowanie dobrej kondycji finansowej firmy.
