Nieodpłatne użyczenie samochodu do firmy to rozwiązanie, które może być korzystne zarówno dla przedsiębiorcy, jak i właściciela pojazdu. Jest to sytuacja, w której właściciel samochodu udostępnia pojazd przedsiębiorcy do celów służbowych bez pobierania opłat. W praktyce takie rozwiązanie wymaga odpowiedniego udokumentowania i przestrzegania przepisów podatkowych.
Czym jest nieodpłatne użyczenie?
Nieodpłatne użyczenie to umowa cywilnoprawna, w której właściciel rzeczy (w tym przypadku samochodu) udostępnia ją użytkownikowi bezpłatnie. Tego rodzaju umowa jest regulowana przepisami Kodeksu cywilnego (art. 710–719), a jej przedmiotem może być dowolny składnik majątku, w tym pojazd mechaniczny.
W przypadku użyczenia samochodu do firmy przedsiębiorca korzysta z pojazdu do celów związanych z działalnością gospodarczą, co może wiązać się z dodatkowymi obowiązkami formalnymi i podatkowymi.
Jak sporządzić umowę użyczenia samochodu?
Aby uniknąć problemów prawnych, należy sporządzić pisemną umowę użyczenia. Dokument ten powinien precyzować warunki korzystania z pojazdu oraz obowiązki stron.
Elementy umowy użyczenia
Umowa powinna zawierać:
- Dane stron – imię, nazwisko, adres zamieszkania oraz numer PESEL właściciela i użytkownika pojazdu.
- Opis pojazdu – marka, model, numer rejestracyjny, numer VIN.
- Cel użyczenia – określenie, że pojazd będzie wykorzystywany do celów związanych z działalnością gospodarczą.
- Okres trwania umowy – czas, na jaki pojazd zostaje udostępniony.
- Odpowiedzialność za utrzymanie pojazdu – ustalenie, kto pokrywa koszty eksploatacji, paliwa, ubezpieczenia czy napraw.
- Warunki zwrotu – zapis o obowiązku zwrotu pojazdu w określonym stanie po zakończeniu umowy.
Choć przepisy nie wymagają formy pisemnej, zaleca się jej sporządzenie w celu uniknięcia ewentualnych sporów.
Konsekwencje podatkowe użyczenia samochodu do firmy
Nieodpłatne użyczenie samochodu wiąże się z obowiązkami podatkowymi zarówno dla przedsiębiorcy, jak i właściciela pojazdu. Poniżej omawiamy najważniejsze aspekty podatkowe.
Podatek dochodowy
W przypadku przedsiębiorcy korzystającego z samochodu użyczonego nieodpłatnie, wartość tego świadczenia może być traktowana jako przychód. Wartość świadczenia określa się na podstawie cen rynkowych wynajmu pojazdów podobnej klasy. Jeśli jednak pojazd użycza osoba prywatna, a nie przedsiębiorca, istnieje możliwość uznania, że nie generuje to przychodu, zwłaszcza jeśli strony są spokrewnione.
VAT
Jeśli samochód jest użyczony przez osobę prowadzącą działalność gospodarczą, może powstać obowiązek naliczenia VAT od nieodpłatnego świadczenia usług. Z kolei przedsiębiorca korzystający z pojazdu może mieć prawo do odliczenia VAT od wydatków związanych z eksploatacją samochodu (np. paliwa czy serwisu), pod warunkiem, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do celów służbowych i spełnia wymagania związane z pełnym odliczeniem VAT.
Koszty uzyskania przychodu
Przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wydatki związane z eksploatacją pojazdu (np. paliwo, ubezpieczenie czy naprawy), pod warunkiem że są one odpowiednio udokumentowane i związane z prowadzoną działalnością.
Obowiązki przedsiębiorcy
Przedsiębiorca korzystający z samochodu na podstawie umowy użyczenia musi spełniać określone wymogi formalne, aby uniknąć problemów podczas kontroli podatkowej.
Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu
Aby móc odliczyć koszty eksploatacyjne, przedsiębiorca powinien prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówkę). Ewidencja ta powinna zawierać:
- Datę i cel podróży
- Stan licznika na początku i końcu podróży
- Przebyty dystans
- Podpis osoby korzystającej z pojazdu
Przechowywanie dokumentacji
Należy zachować wszystkie faktury i paragony związane z eksploatacją pojazdu. W przypadku kontroli podatkowej dokumenty te mogą być niezbędne do udowodnienia zasadności odliczeń.
Wady i zalety nieodpłatnego użyczenia samochodu
Zalety nieodpłatnego użyczenia samochodu
- Brak kosztów wynajmu – przedsiębiorca nie ponosi kosztów wynajmu pojazdu.
- Możliwość odliczeń podatkowych – wydatki na eksploatację mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.
- Proste rozwiązanie w przypadku bliskich relacji – np. użyczenie samochodu przez członka rodziny.
Wady nieodpłatnego użyczenia samochodu
- Potencjalne problemy podatkowe – ryzyko uznania wartości użyczenia za przychód podlegający opodatkowaniu.
- Konieczność prowadzenia dokumentacji – obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu i przechowywania faktur.
- Odpowiedzialność za pojazd – przedsiębiorca ponosi pełną odpowiedzialność za stan techniczny pojazdu i koszty eksploatacyjne.
