Przedsiębiorcy korzystający z samochodów osobowych w działalności gospodarczej muszą stosować się do ograniczeń związanych z rozliczaniem kosztów. Od 2019 roku obowiązuje limit 75% wydatków na paliwo i koszty eksploatacji samochodów używanych zarówno w firmie, jak i prywatnie. Jak to działa w praktyce i co należy wiedzieć, aby uniknąć błędów w rozliczeniach?
Kogo dotyczy limit 75%?
Limit 75% kosztów eksploatacji samochodu osobowego dotyczy przedsiębiorców, którzy:
- Korzystają z pojazdu w sposób mieszany – oznacza to, że samochód jest wykorzystywany zarówno do celów firmowych, jak i prywatnych.
- Nie prowadzą ewidencji przebiegu pojazdu wymaganej przy pełnym odliczeniu kosztów.
W praktyce oznacza to, że jeśli samochód jest używany również prywatnie, to przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu jedynie 75% wydatków związanych z eksploatacją.
Jakie wydatki podlegają limitowi?
Ograniczenie dotyczy wszystkich kosztów eksploatacyjnych, w tym:
- Paliwa – benzyny, oleju napędowego, gazu LPG
- Napraw i serwisów – wymiany oleju, części, przeglądów technicznych
- Ubezpieczeń – OC, AC, NNW
- Opłat za autostrady i parkingi
- Opon – wymiany i przechowywania
- Innych kosztów związanych z utrzymaniem pojazdu – np. myjni, kosmetyki samochodowej
Jak rozliczać limit 75% w praktyce?
Aby prawidłowo rozliczyć koszty, należy pamiętać o kilku zasadach:
- Dokumentowanie wydatków – wszystkie koszty muszą być udokumentowane fakturami lub paragonami z NIP-em.
- Podział kosztów – do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć jedynie 75% wydatków brutto.
- VAT w proporcji 50% – jeśli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT, może odliczyć 50% VAT od wydatków na paliwo i eksploatację, a pozostałe 50% zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu (z zastrzeżeniem limitu 75%).
Przykładowe obliczenia
Załóżmy, że przedsiębiorca ponosi miesięczne wydatki na samochód w wysokości 2 000 zł brutto, w tym:
- Paliwo: 800 zł
- Serwis i naprawy: 600 zł
- Ubezpieczenie: 400 zł
- Opłaty parkingowe: 200 zł
Przy odliczeniu 75% kosztów, do KUP (kosztów uzyskania przychodu) można zaliczyć:
75% x 2 000 zł = 1 500 zł
Jak uniknąć ograniczenia?
Jeśli przedsiębiorca chce odliczać 100% kosztów eksploatacyjnych, musi spełnić dwa warunki:
- Zgłosić pojazd do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26.
- Prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu, udowadniając, że samochód służy wyłącznie działalności gospodarczej.
Jednak takie rozwiązanie jest uciążliwe i niewielu przedsiębiorców decyduje się na pełną ewidencję.
Limit 75% wydatków na paliwo i koszty eksploatacji samochodu dotyczy większości przedsiębiorców używających auta zarówno w firmie, jak i prywatnie. Aby prawidłowo rozliczać wydatki:
- Wszystkie wydatki dokumentuj fakturami – tylko one umożliwiają rozliczenie kosztów.
- Zapisuj 75% poniesionych kosztów w księgowości jako koszt uzyskania przychodu.
- Pamiętaj o ograniczeniu w odliczeniu VAT – 50% podatku można odliczyć, resztę ujmuje się w kosztach.
Świadome rozliczanie kosztów pozwala uniknąć błędów i niepotrzebnych korekt w przyszłości. Jeśli masz wątpliwości, warto skonsultować się z księgowym, aby prawidłowo zaksięgować wydatki związane z samochodem firmowym.
