Niewydanie paragonu fiskalnego to jedno z najczęściej spotykanych wykroczeń wśród drobnych przedsiębiorców. Choć może się wydawać błahym niedopatrzeniem, skutki tego uchybienia mogą być bardzo poważne – zarówno dla przedsiębiorcy, jak i jego pracownika.
Obowiązek ewidencji sprzedaży i wydania paragonu
Polskie przepisy prawa podatkowego nakładają na przedsiębiorców obowiązek ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kas fiskalnych oraz wydawania paragonów klientom nieprowadzącym działalności gospodarczej. Obowiązek ten dotyczy między innymi:
- sklepów detalicznych – niezależnie od wielkości
- punktów usługowych – np. fryzjerzy, kosmetyczki, mechanicy samochodowi
- gastronomii – bary, restauracje, kawiarnie
- sprzedaży internetowej – jeśli towary są dostarczane osobom fizycznym
Nawet jeśli sprzedaż obsługuje pracownik, obowiązek fiskalizacji i wydania paragonu nadal spoczywa na przedsiębiorcy, ponieważ to on występuje jako podatnik wobec urzędu skarbowego.
Co grozi za niewydanie paragonu?
Za niewydanie paragonu fiskalnego grożą różnego rodzaju sankcje. Mogą one przyjąć formę:
- mandatu karnego skarbowego – nakładanego przez urzędnika Krajowej Administracji Skarbowej
- grzywny – zasądzonej przez sąd (w przypadku poważniejszych naruszeń lub recydywy)
- obciążenia podatkiem VAT – urząd może uznać, że sprzedaż odbyła się „na czarno” i doliczyć VAT od nieudokumentowanego obrotu
Wysokość mandatu może sięgnąć nawet kilku tysięcy złotych, a przy uporczywym niewydawaniu paragonów możliwe jest wszczęcie postępowania karnego skarbowego. W skrajnych przypadkach fiskus może także wyciągnąć konsekwencje w postaci oszacowania obrotu i ustalenia dodatkowego zobowiązania podatkowego.
Kto odpowiada za niewydanie paragonu przez pracownika?
Choć fizycznie to pracownik obsługuje kasę fiskalną, odpowiedzialność za prawidłowe funkcjonowanie systemu fiskalnego ponosi przedsiębiorca. To on występuje jako podatnik VAT i PIT, to jego NIP figuruje na paragonach i to on odpowiada za przestrzeganie przepisów podatkowych w firmie.
Jeśli zatem pracownik nie wyda paragonu, urząd skarbowy może nałożyć mandat na właściciela działalności. Pracodawca ma bowiem obowiązek:
- zapewnić odpowiednie przeszkolenie pracownika – w zakresie obsługi kasy i przepisów podatkowych
- nadzorować sposób wykonywania obowiązków – np. poprzez monitoring, kontrole wewnętrzne
- wdrożyć procedury zapobiegające nieprawidłowościom – np. obowiązkowe potwierdzanie transakcji przez kierownika
Przedsiębiorca ponosi odpowiedzialność, ponieważ to on ma wpływ na organizację pracy w firmie i dobór pracowników.
Czy pracownik może zapłacić mandat?
Tak, ale tylko w określonych sytuacjach. Jeśli inspektor skarbówki stwierdzi, że pracownik świadomie nie wydał paragonu (np. działał w zmowie z klientem, by nie rejestrować sprzedaży), może nałożyć mandat także na niego – jako osobę fizyczną popełniającą wykroczenie skarbowe.
W praktyce jednak, urzędnicy najczęściej kierują swoje działania do przedsiębiorcy, ponieważ łatwiej udowodnić, że to on nie dopilnował przepisów.
Odpowiedzialność pracownika wobec pracodawcy
Niezależnie od decyzji urzędu skarbowego, przedsiębiorca może domagać się od pracownika naprawienia szkody, jaką poniósł przez jego działanie. Zgodnie z Kodeksem pracy, pracownik ponosi odpowiedzialność materialną do wysokości trzykrotności swojego wynagrodzenia, a przy winie umyślnej – nawet w pełnej wysokości.
Oznacza to, że jeśli pracodawca zapłaci np. 2000 zł mandatu z powodu celowego działania pracownika, może próbować dochodzić zwrotu tej kwoty w sądzie pracy.
Jak chronić firmę przed karami za niewydanie paragonu?
Najlepszym rozwiązaniem jest zapobieganie problemom. Oto sprawdzone sposoby na ograniczenie ryzyka:
- szkolenie każdego nowego pracownika – nie tylko z obsługi kasy, ale i z przepisów fiskalnych
- umieszczanie przypomnień w miejscu pracy – np. naklejek „Pamiętaj o paragonie”
- system premiowy uzależniony od uczciwej sprzedaży – np. premia za brak reklamacji i pozytywne oceny klientów
- monitoring transakcji – fizyczny lub elektroniczny (kamery, rejestr sprzedaży)
- cykliczne kontrole wewnętrzne – np. tajemniczy klient lub testowe zakupy
Dodatkowo warto informować klientów, że mają prawo domagać się paragonu, a nawet zgłosić jego brak do urzędu. Taka transparentność działa prewencyjnie i motywuje zespół do rzetelności.
Wnioski dla przedsiębiorców
Niewydanie paragonu przez pracownika to potencjalnie kosztowny problem, który może uderzyć bezpośrednio w właściciela firmy. Dlatego nie warto bagatelizować znaczenia dobrze wdrożonych procedur fiskalnych i szkolenia pracowników.
To przedsiębiorca ponosi odpowiedzialność za to, co dzieje się w jego firmie, nawet jeśli to pracownik popełnił błąd.
Z drugiej strony, w sytuacjach rażących naruszeń lub celowego działania pracownika, możliwe jest pociągnięcie go do odpowiedzialności – zarówno wobec fiskusa, jak i wobec pracodawcy.
Wnioski są jasne: lepiej zapobiegać niż płacić mandaty. Dobrze przygotowany zespół to nie tylko mniejsze ryzyko sankcji, ale też lepsza obsługa klienta i większe zaufanie do Twojej marki.
