Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) to popularna forma prowadzenia firmy w Polsce – elastyczna, prosta w założeniu i tania w utrzymaniu w porównaniu z innymi formami prawnymi. Jednak nawet najprostszy model biznesowy wiąże się z regularnymi kosztami, które przedsiębiorca musi ponosić niezależnie od osiąganych przychodów. Znajomość i planowanie miesięcznych wydatków to podstawa przetrwania i rozwoju każdej firmy.
Podstawowe miesięczne koszty obowiązkowe w JDG
Niektóre koszty w JDG są nieuniknione – należy je ponosić regularnie, bez względu na to, czy firma przynosi dochód, czy nie. Obejmują one przede wszystkim:
- Składki ZUS – każdy przedsiębiorca musi opłacać składki na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne. W 2025 roku pełny ZUS (społeczny, zdrowotny i Fundusz Pracy) przekracza 1600 zł miesięcznie. Dla nowych firm przez pierwsze 6 miesięcy obowiązuje „ulga na start” (tylko składka zdrowotna), a przez kolejne 24 miesiące preferencyjny ZUS (ok. 330 zł miesięcznie)
- Podatek dochodowy – zależny od formy opodatkowania: ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, podatek liniowy (19%) lub zasady ogólne (12% i 32%). Podatek można płacić miesięcznie lub kwartalnie, ale comiesięczne planowanie zaliczek jest dobrą praktyką
- Podatek VAT – dotyczy firm zarejestrowanych jako płatnik VAT. Podatek od towarów i usług jest rozliczany co miesiąc lub kwartał, ale jego planowanie i ewentualne zaliczki mogą obciążać miesięczny budżet
Powtarzające się koszty prowadzenia działalności w JDG
Oprócz obowiązkowych składek i podatków, większość JDG ponosi dodatkowe wydatki związane z bieżącym funkcjonowaniem. Należą do nich:
- Biuro lub miejsce pracy – czynsz za wynajem lokalu, opłaty eksploatacyjne, koszty użytkowania przestrzeni coworkingowej lub amortyzacja części domowego mieszkania wykorzystywanego do celów firmowych
- Internet i telefon – koszt abonamentu za szybki internet i firmową komórkę lub pakiet usług mobilnych
- Oprogramowanie i licencje – miesięczne subskrypcje narzędzi do prowadzenia firmy, np. Microsoft 365, Adobe, Dropbox, Canva, systemy CRM lub ERP
- Fakturowanie i księgowość – opłata za biuro rachunkowe (zwykle od 150 do 500 zł miesięcznie) lub koszt oprogramowania do samodzielnego prowadzenia księgowości (np. wFirma, iFirma, Fakturownia)
- Utrzymanie strony internetowej – hosting, odnowienie domeny, certyfikat SSL, ewentualne usługi webmastera lub specjalisty SEO
Koszty zmienne w JDG – zależne od rodzaju działalności
Wydatki te zależą od branży, modelu biznesowego i stylu pracy. Są one istotne, bo mogą się znacznie różnić w zależności od miesiąca:
- Zakup towaru lub materiałów – dla firm handlowych lub produkcyjnych może stanowić największą część miesięcznych kosztów
- Narzędzia i sprzęt – amortyzacja, naprawy lub leasing maszyn, komputerów, drukarek, samochodów
- Transport i logistyka – paliwo, ubezpieczenie pojazdu, opłaty parkingowe, przesyłki kurierskie, koszty magazynowania
- Marketing – kampanie Google Ads i Meta Ads, druk materiałów reklamowych, koszty współpracy z agencją marketingową lub freelancerem
- Szkolenia i rozwój – webinary, kursy online, literatura branżowa, konsultacje biznesowe
- Ubezpieczenie OC firmy lub zawodu – szczególnie ważne w branżach usługowych, medycznych, budowlanych czy doradczych
Przykładowe zestawienie miesięcznych kosztów JDG
Poniżej przedstawiamy dwa scenariusze kosztowe – dla osoby korzystającej z preferencyjnego ZUS oraz przedsiębiorcy z pełnymi składkami:
Nowy przedsiębiorca (preferencyjny ZUS):
- ZUS preferencyjny – ok. 330 zł
- Oprogramowanie księgowe – 50 zł
- Internet i telefon – 100 zł
- Marketing internetowy – 300 zł
- Hosting i domena – 25 zł
- Subskrypcje (np. Canva, Office 365) – 80 zł
Łącznie: ok. 885 zł miesięcznie
Doświadczony przedsiębiorca (pełny ZUS):
- Pełny ZUS – ok. 1600 zł
- Księgowość zewnętrzna – 300 zł
- Reklama (Google + social media) – 500 zł
- Telefon i internet – 120 zł
- Oprogramowanie i subskrypcje – 150 zł
- Materiały eksploatacyjne – 100 zł
- Transport/paliwo – 250 zł
Łącznie: ok. 3020 zł miesięcznie
Jak optymalizować koszty w JDG?
Prowadzenie JDG nie musi oznaczać wysokich wydatków. Oto kilka sprawdzonych sposobów na kontrolowanie kosztów:
- Wybierz odpowiednią formę opodatkowania – dostosowaną do charakteru Twojej działalności i poziomu kosztów
- Skorzystaj z ulg – np. ulga na start, preferencyjny ZUS, Mały ZUS Plus
- Wykorzystuj darmowe narzędzia – zamiast płatnych, szczególnie na początku (np. darmowy CRM, fakturowanie, grafiki)
- Dokładnie analizuj koszty marketingowe – inwestuj tylko tam, gdzie kampanie przynoszą realny zwrot
- Unikaj dublowania usług – np. nie opłacaj dwóch programów o tych samych funkcjach
- Negocjuj stawki z dostawcami i usługodawcami – w wielu przypadkach możliwe są rabaty przy dłuższej współpracy
Comiesięczne koszty w jednoosobowej działalności gospodarczej mogą być relatywnie niskie – zwłaszcza na początku – jednak nawet wtedy warto prowadzić szczegółowy budżet. Z czasem, gdy firma się rozwija, koszty rosną, ale przy rozsądnym zarządzaniu nie muszą przekraczać możliwości finansowych przedsiębiorcy. Istotne jest świadome planowanie, regularna analiza wydatków i elastyczne podejście do ich optymalizacji.
