Biała lista VAT to oficjalny rejestr podatników prowadzony przez Krajową Administrację Skarbową (KAS), w którym znajdują się numery rachunków bankowych przedsiębiorców. Przelewy na konta spoza tej listy mogą skutkować negatywnymi konsekwencjami podatkowymi. Warto więc wiedzieć, jak zgłosić swój rachunek bankowy na białą listę VAT.
Czym jest biała lista VAT?
Biała lista VAT to wykaz podmiotów gospodarczych prowadzony przez KAS. Znajdują się w nim:
- Podatnicy VAT czynni i zwolnieni – zarówno ci, którzy są zobowiązani do rozliczania VAT, jak i ci, którzy korzystają ze zwolnienia
- Numery rachunków bankowych – wyłącznie rachunki firmowe zgłoszone do urzędu skarbowego
- Historia zmian – informacje o tym, kiedy przedsiębiorca został wpisany lub wykreślony z listy
Lista ta pozwala na weryfikację, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT oraz czy jego rachunek bankowy jest zgłoszony do urzędu skarbowego.
Kto musi zgłosić rachunek na białą listę VAT?
Obowiązek zgłoszenia numeru rachunku bankowego dotyczy przedsiębiorców, którzy są:
- Czynnymi podatnikami VAT – podmioty prowadzące działalność gospodarczą, które rozliczają podatek VAT
- Zwolnionymi z VAT – również ci, którzy korzystają ze zwolnienia, jeśli dokonują płatności powyżej 15 000 zł
Jeśli rachunek nie zostanie zgłoszony, przelewy na niezgłoszone konto mogą skutkować brakiem możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów oraz odpowiedzialnością solidarną za VAT niezapłacony przez kontrahenta.
Jak zgłosić rachunek na białą listę VAT?
Zgłoszenie rachunku odbywa się poprzez odpowiednie formularze zgłoszeniowe w urzędzie skarbowym. Można to zrobić na kilka sposobów:
1. Podczas rejestracji działalności
Jeśli dopiero zakładasz firmę, możesz zgłosić numer rachunku bankowego podczas rejestracji działalności w CEIDG (dla jednoosobowych działalności gospodarczych) lub na formularzu NIP-8 (dla spółek). Podczas wypełniania wniosku należy podać numer firmowego rachunku bankowego.
2. Aktualizacja danych w CEIDG lub w urzędzie skarbowym
Jeżeli działalność jest już zarejestrowana, ale chcesz dodać lub zmienić rachunek na białej liście VAT, musisz:
- Dla JDG – zaktualizować dane poprzez CEIDG-1 na stronie www.biznes.gov.pl
- Dla spółek – złożyć formularz NIP-8 do właściwego urzędu skarbowego
3. Zgłoszenie przez system e-Deklaracje
Zmianę rachunku bankowego można również zgłosić elektronicznie za pomocą systemu e-Deklaracje, przesyłając formularz NIP-8 lub CEIDG-1 online.
Jak sprawdzić, czy rachunek znajduje się na białej liście?
Po zgłoszeniu rachunku warto upewnić się, że został on poprawnie dodany do białej listy VAT. Można to zrobić na stronie:
https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka
Wystarczy wpisać NIP firmy lub numer rachunku bankowego, aby sprawdzić jego status.
Konsekwencje braku zgłoszenia rachunku
Brak zgłoszenia rachunku firmowego na białą listę VAT może skutkować poważnymi konsekwencjami:
- Brak możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu – jeśli przelew zostanie wykonany na rachunek spoza białej listy
- Solidarna odpowiedzialność za VAT – w przypadku niezapłacenia podatku przez kontrahenta
- Ryzyko kontroli skarbowej – urząd skarbowy może uznać transakcję za podejrzaną
Zgłoszenie rachunku na białą listę VAT to obowiązek każdego przedsiębiorcy, który chce uniknąć problemów podatkowych. Można to zrobić podczas rejestracji firmy, przez CEIDG, urząd skarbowy lub system e-Deklaracje. Warto również regularnie sprawdzać, czy rachunek znajduje się na liście, aby uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji finansowych.
