Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej wiąże się z obowiązkiem gromadzenia i przechowywania różnego rodzaju dokumentów. Właściwe archiwizowanie dokumentacji nie tylko pomaga w razie kontroli, ale również pozwala na sprawne zarządzanie firmą i uniknięcie problemów prawnych.
Po co przechowywać dokumenty w jednoosobowej działalności gospodarczej?
Dokumentacja firmowa może być potrzebna w wielu sytuacjach:
- W razie kontroli skarbowej – urząd może zażądać przedstawienia dokumentów za dany okres rozliczeniowy
- Dla celów księgowych – ułatwia przygotowanie rocznych rozliczeń i analiz finansowych
- W przypadku sporów prawnych – np. z klientami, kontrahentami lub urzędami
- W kontekście ubezpieczeń społecznych – ZUS może poprosić o dokumenty związane z zatrudnieniem i wynagrodzeniami
Przepisy prawa jasno określają, jak długo trzeba przechowywać poszczególne rodzaje dokumentacji. Poniżej przedstawiamy najważniejsze grupy dokumentów i okresy ich archiwizacji.
Dokumenty księgowe i podatkowe JDG
Najważniejsze przepisy w tej kategorii znajdują się w ustawie o rachunkowości oraz ordynacji podatkowej.
- Księgi rachunkowe (w tym KPiR) – 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin zapłaty podatku
- Dowody księgowe, faktury, rachunki – 5 lat
- Sprawozdania finansowe – 5 lat (jeśli JDG prowadzi pełną księgowość)
- Dokumenty związane z rozliczeniem podatku VAT – również 5 lat
Warto pamiętać, że okres ten może się wydłużyć w przypadku przedłużającej się kontroli lub postępowania podatkowego. W takich przypadkach dokumenty należy zachować do czasu zakończenia sprawy.
Dokumenty pracownicze w JDG
Jeśli prowadzisz JDG i zatrudniasz pracowników, obowiązują cię również zasady dotyczące dokumentacji kadrowej.
- Dokumentacja pracownicza (akta osobowe, umowy, zaświadczenia) – 10 lat od zakończenia zatrudnienia (dla umów zawartych po 2019 roku); dla starszych umów może obowiązywać 50-letni okres przechowywania
- Listy płac, deklaracje ZUS – 10 lat
- Dokumenty dotyczące bhp i szkoleń – co najmniej przez okres zatrudnienia + 3 lata
Warto przechowywać dokumenty pracownicze w sposób uporządkowany, najlepiej z datami zatrudnienia i rozwiązania umów, aby łatwo było określić, kiedy można je bezpiecznie zniszczyć.
Dokumenty firmowe JDG i umowy
Nie wszystkie dokumenty są objęte konkretnymi przepisami co do okresu przechowywania, ale dla bezpieczeństwa i wygody warto stosować następujące praktyki:
- Umowy z kontrahentami – co najmniej 6 lat (okres przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych)
- Dokumentacja dotycząca reklamacji i gwarancji – przez cały okres obowiązywania gwarancji + 1 rok
- Korespondencja z klientami i urzędami – minimum 5 lat
Forma przechowywania dokumentów w JDG
Od kilku lat obowiązują przepisy umożliwiające elektroniczne przechowywanie dokumentów. Można je skanować i archiwizować w formie cyfrowej, pod warunkiem że:
- zachowana jest ich autentyczność – np. poprzez podpis elektroniczny lub skan oryginału
- są dostępne na żądanie organów kontrolnych – w łatwy i szybki sposób
- są odpowiednio zabezpieczone – przed utratą lub dostępem nieuprawnionych osób
Warto korzystać z profesjonalnych programów księgowych lub narzędzi do zarządzania dokumentami, które ułatwiają spełnienie tych wymogów.
Co grozi za brak dokumentacji w JDG?
Niewłaściwe przechowywanie dokumentów może mieć poważne konsekwencje:
- karno-skarbowe – za utrudnianie kontroli lub nieprowadzenie wymaganej dokumentacji
- finansowe – np. konieczność zapłaty podatków wraz z odsetkami w razie braku dowodów księgowych
- cywilnoprawne – brak możliwości obrony swoich interesów w przypadku sporów z klientami czy kontrahentami
Dlatego lepiej dmuchać na zimne i nie pozbywać się dokumentów zbyt wcześnie. Przed ich zniszczeniem warto skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym.
Przechowywanie dokumentów w jednoosobowej działalności gospodarczej to obowiązek, który może uchronić cię przed wieloma problemami. Choć okresy przechowywania różnią się w zależności od rodzaju dokumentów, warto trzymać się ogólnej zasady: minimum 5 lat dla dokumentów księgowych i podatkowych, 10 lat dla dokumentacji pracowniczej, a umowy i inne dokumenty firmowe przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń. Porządek w dokumentacji to bezpieczeństwo dla twojej firmy.
