Wystawianie faktur to jeden z podstawowych obowiązków przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą. Prawidłowo wystawiona faktura jest dowodem sprzedaży i dokumentem niezbędnym do rozliczeń podatkowych. Jednak nie każdy wie, do kiedy należy wystawić fakturę i jakie konsekwencje mogą wynikać z opóźnienia.
Do kiedy należy wystawić fakturę?
Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT), fakturę należy wystawić:
- Najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towarów lub wykonano usługę. Przykładowo, jeśli sprzedaż towaru miała miejsce 5 stycznia, to fakturę trzeba wystawić do 15 lutego.
- Najwcześniej 60 dni przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi. Można więc wystawić fakturę z wyprzedzeniem, co jest szczególnie przydatne w przypadku pobierania zaliczek.
Wyjątki od ogólnych zasad – szczególne terminy wystawiania faktur
Choć w większości przypadków obowiązuje zasada wystawienia faktury do 15. dnia następnego miesiąca, istnieją sytuacje, w których obowiązują inne terminy:
- Faktura zaliczkowa – jeśli przedsiębiorca otrzymuje zaliczkę na poczet przyszłej dostawy towaru lub wykonania usługi, to fakturę zaliczkową należy wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po otrzymaniu zaliczki.
- Usługi budowlane i montażowe – fakturę należy wystawić do 30 dni od dnia wykonania usługi.
- Sprzedaż energii elektrycznej, gazu, usług telekomunikacyjnych – faktura musi być wystawiona najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po zakończeniu okresu rozliczeniowego.
- Eksport towarów – fakturę należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła dostawa.
- Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT) – faktura musi być wystawiona do 15. dnia miesiąca po dokonaniu dostawy.
Co grozi za opóźnienie w wystawieniu faktury?
Wystawienie faktury po terminie może prowadzić do różnych konsekwencji, zarówno podatkowych, jak i biznesowych:
- Kary skarbowe – w przypadku systematycznych opóźnień urząd skarbowy może nałożyć sankcję.
- Brak możliwości odliczenia VAT – odbiorca faktury może mieć problem z odliczeniem podatku VAT, jeśli faktura została wystawiona z dużym opóźnieniem.
- Konsekwencje finansowe – jeśli kontrahent nie otrzyma faktury na czas, może opóźnić płatność lub odmówić jej uregulowania.
- Podatek VAT do zapłaty mimo braku faktury – w niektórych przypadkach przedsiębiorca może być zobowiązany do rozliczenia VAT nawet bez wystawienia faktury.
Jak uniknąć opóźnień w wystawianiu faktur?
Żeby uniknąć problemów związanych z nieterminowym wystawianiem faktur, warto wdrożyć kilka sprawdzonych rozwiązań:
- Korzystanie z programów do fakturowania – narzędzia online przypominają o terminach i umożliwiają automatyczne generowanie faktur.
- Systematyczne monitorowanie sprzedaży – prowadzenie uporządkowanej dokumentacji pozwala na bieżąco kontrolować, które faktury należy wystawić.
- Automatyzacja procesów księgowych – integracja systemów sprzedażowych z oprogramowaniem księgowym znacznie usprawnia wystawianie faktur.
- Ustalenie procedur w firmie – w przypadku większych przedsiębiorstw warto wyznaczyć osoby odpowiedzialne za fakturowanie i określić standardowe terminy.
- Regularne przypomnienia – ustawienie przypomnień w kalendarzu lub systemie CRM może zapobiec przeoczeniom.
Błędy w fakturach
Oprócz opóźnień, warto unikać innych błędów, które mogą prowadzić do komplikacji podatkowych i biznesowych:
- Brak wymaganych danych – faktura musi zawierać m.in. numer faktury, datę wystawienia, dane sprzedawcy i nabywcy, NIP, nazwę towaru lub usługi, kwotę netto, VAT oraz kwotę brutto.
- Nieprawidłowa data sprzedaży – data wykonania usługi lub dostawy towaru powinna być zgodna z rzeczywistością.
- Błędne stawki VAT – zastosowanie niewłaściwej stawki VAT może prowadzić do konieczności korekty faktury i wyjaśnień z urzędem skarbowym.
- Brak oznaczenia faktury zaliczkowej – jeśli faktura dotyczy zaliczki, musi być odpowiednio oznaczona.
- Niewłaściwy numer NIP – w przypadku faktur dla firm, błędny numer identyfikacyjny nabywcy może uniemożliwić odliczenie VAT.
Terminowe wystawianie faktur to jeden z obowiązków przedsiębiorcy. W większości przypadków należy je wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu wykonania usługi lub dostawy towaru. Istnieją jednak wyjątki, np. faktury zaliczkowe, usługi budowlane czy dostawy wewnątrzwspólnotowe, dla których obowiązują inne terminy.
Aby uniknąć problemów, warto korzystać z programów do fakturowania, ustalić procedury w firmie i na bieżąco monitorować sprzedaż. Pamiętaj, że nieterminowe wystawianie faktur może skutkować karami skarbowymi, utratą prawa do odliczenia VAT i problemami z kontrahentami.
