Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej to nie tylko świadczenie usług czy sprzedaż towarów, ale również obowiązek właściwego dokumentowania transakcji. Jednym z istotnych zagadnień w tym zakresie jest sprzedaż bezrachunkowa i związana z nią ewidencja. Choć temat może wydawać się z pozoru skomplikowany, w rzeczywistości dobrze prowadzona dokumentacja pozwala uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji w przypadku kontroli oraz ułatwia prowadzenie księgowości.
Co to jest sprzedaż bezrachunkowa?
Sprzedaż bezrachunkowa to taka, która odbywa się bez wystawiania faktury, a nabywcą jest zazwyczaj osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej lub rolnik ryczałtowy. Najczęściej dotyczy to drobnych transakcji, np. w sprzedaży rękodzieła, usług kosmetycznych czy warsztatów. Jeśli przedsiębiorca nie ma obowiązku korzystania z kasy fiskalnej, powinien dokumentować te sprzedaże w formie ewidencji.
Kiedy nie trzeba korzystać z kasy fiskalnej?
Nie każdy przedsiębiorca musi posiadać kasę fiskalną. Zgodnie z przepisami, obowiązek ten zależy od:
- wysokości obrotu – do 20 000 zł rocznie ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych można korzystać ze zwolnienia z kasy
- rodzaju działalności – np. sprzedaż przez internet z wysyłką i płatnością przelewem bankowym może być zwolniona z kasy
- formy dokumentowania sprzedaży – jeśli większość sprzedaży jest fakturowana, również może nie być potrzeby posiadania kasy
W przypadku skorzystania z takiego zwolnienia, ewidencja sprzedaży bezrachunkowej jest obowiązkowa.
Jak prowadzić ewidencję sprzedaży bezrachunkowej?
Ewidencja ta nie ma sztywno określonego wzoru, ale powinna zawierać minimum informacji, które pozwolą na udokumentowanie transakcji. Wpisy należy wprowadzać na bieżąco, codziennie po zakończeniu sprzedaży.
Zalecane elementy ewidencji:
- Numer kolejny wpisu – dla zachowania porządku i możliwości kontroli
- Data sprzedaży – dzień, którego dotyczy dana transakcja
- Opis towaru lub usługi – nie jest wymagany przepisami, ale może być pomocny
- Wartość sprzedaży brutto – całkowita kwota zapłaty
- Forma płatności – gotówka, przelew, blik itd. (opcjonalnie)
- Podpis osoby sporządzającej
Ewidencję można prowadzić zarówno papierowo (np. w zeszycie), jak i elektronicznie – w arkuszu Excel lub dedykowanym programie księgowym. Ważne, by była prowadzona w sposób czytelny, przejrzysty i chronologiczny.
Jak sporządzić zestawienie miesięczne?
Choć przepisy nie wymagają zestawień miesięcznych, warto je robić. Podsumowanie każdego miesiąca ułatwia prowadzenie księgi przychodów i rozchodów oraz sporządzanie deklaracji podatkowych.
Zestawienie powinno zawierać:
- daty poszczególnych dni sprzedaży
- dzienne wartości sprzedaży
- suma za cały miesiąc
Dzięki temu łatwiej:
- kontrolować obrót i pilnować limitu zwolnienia z VAT
- uzupełniać księgowość w formie uproszczonej
- rozliczać się z urzędem skarbowym i unikać błędów
Przykład ewidencji sprzedaży bezrachunkowej
Poniżej przykładowy wygląd ewidencji prowadzonej np. w arkuszu kalkulacyjnym:
| Data | Numer wpisu | Opis sprzedaży | Wartość brutto | Forma płatności | Podpis |
|---|---|---|---|---|---|
| 2025-04-01 | 1 | Usługa manicure | 120,00 zł | Gotówka | J. Kowalska |
| 2025-04-02 | 2 | Sprzedaż świec sojowych | 85,00 zł | Blik | J. Kowalska |
| Suma miesięczna | 205,00 zł | ||||
Choć prowadzenie ewidencji nie jest trudne, przedsiębiorcy często popełniają pewne błędy:
- Brak regularności – odkładanie wpisów na koniec miesiąca
- Niewłaściwe daty – wpisywanie daty wystawienia zamiast daty sprzedaży
- Brak podpisów – choć nie zawsze wymagane, zalecane w przypadku wersji papierowej
- Pomijanie niektórych transakcji – np. darmowych próbek lub sprzedaży o małej wartości
Aby ich uniknąć, warto wdrożyć prosty system: np. codziennie po zakończeniu dnia sprzedażowego wpisywać dane do ewidencji lub ustawić przypomnienie w telefonie.
Dlaczego warto prowadzić ewidencję sprzedaży, nawet jeśli nie jest obowiązkowa?
Nawet jeśli formalnie nie jesteś zobowiązany do prowadzenia ewidencji sprzedaży bezrachunkowej (np. z uwagi na formę sprzedaży), to warto to robić:
- Pomaga w planowaniu budżetu i analizie przychodów
- Ułatwia późniejsze wystawienie faktury na życzenie klienta
- Daje obraz rozwoju firmy i sezonowości sprzedaży
- Zwiększa wiarygodność w oczach banków czy inwestorów
