Wysyłka maili to jedna z podstawowych form kontaktu z klientami – szczególnie w jednoosobowej działalności gospodarczej, gdzie komunikacja bywa bezpośrednia i osobista. Niestety, nawet najstaranniej napisany e-mail może nie dotrzeć do odbiorcy, jeśli trafi do folderu spam. To nie tylko irytujące, ale może też kosztować Cię utratę zlecenia lub osłabić reputację Twojej marki. Zrozumienie, dlaczego tak się dzieje i jak temu zapobiegać, jest istotne dla skutecznego działania firmy.
Jak działają filtry antyspamowe?
Filtry antyspamowe to algorytmy, które analizują każdy element wiadomości – od nagłówków, przez treść, po załączniki i historię zachowań odbiorców. Ich zadaniem jest ochrona użytkowników przed niechcianą pocztą, phishingiem i złośliwym oprogramowaniem. Niestety, wśród „ofiary” tych filtrów wpadają również zupełnie legalne, uczciwe maile.
Każdy serwer pocztowy ma własne kryteria oceny wiadomości. Niektóre z najczęstszych parametrów to:
- Obecność podejrzanych słów – np. „zarób”, „promocja”, „kup teraz”, „pilne”
- Zbyt wiele linków – szczególnie jeśli prowadzą do nieznanych lub podejrzanych domen
- Nietypowa struktura HTML – np. ukryty tekst, nadmiar stylów inline, niestandardowe fonty
- Brak uwierzytelnienia domeny – jeśli Twój adres e-mail nie jest odpowiednio skonfigurowany
- Niska reputacja nadawcy – np. nowy adres IP lub domena bez historii
Typowe błędy, które powodują trafianie do spamu
Wielu przedsiębiorców nieświadomie popełnia błędy, które powodują, że ich wiadomości nie trafiają do odbiorców. Warto ich unikać, aby zwiększyć szansę na skuteczną komunikację.
Temat wiadomości jak z reklamy telezakupów
Zbyt krzykliwe tytuły typu „ZARABIAJ 1000 ZŁ DZIENNIE!!!” nie tylko wyglądają podejrzanie, ale są jednym z najczęściej filtrowanych przez systemy antyspamowe elementów. Stosuj jasne, konkretne i naturalne tematy maili.
Brak danych kontaktowych i podpisu
Profesjonalna wiadomość powinna zawierać stopkę z danymi nadawcy: imieniem i nazwiskiem, nazwą firmy, numerem telefonu, linkiem do strony internetowej oraz możliwością wypisania się z listy (jeśli to mailing). Brak takich elementów obniża wiarygodność maila.
Nieprawidłowo skonfigurowana domena
W przypadku wysyłki z własnej domeny, ważne jest skonfigurowanie rekordów SPF, DKIM i DMARC. Bez tego serwery odbiorcze nie są w stanie zweryfikować, że to Ty jesteś rzeczywistym nadawcą wiadomości.
Masowe wysyłki z prywatnej skrzynki
Jeśli wysyłasz tę samą wiadomość do wielu odbiorców z prywatnego konta (np. Gmail, WP, Onet), serwery mogą uznać to za spam. Zamiast tego korzystaj z profesjonalnych narzędzi do mailingu.
Załączniki podejrzanego typu
Pliki .exe, .zip, a nawet niektóre dokumenty Word mogą być zablokowane. Zamiast tego lepiej udostępniać pliki przez chmurę (np. Google Drive, Dropbox) i podać link do pobrania.
Jak zwiększyć szanse na dotarcie wiadomości do skrzynki odbiorczej?
Oto praktyczne działania, które możesz wdrożyć od razu, aby uniknąć problemów z filtrowaniem wiadomości:
- Skonfiguruj techniczne zabezpieczenia domeny – dodaj poprawne rekordy SPF, DKIM i DMARC w panelu DNS swojej domeny
- Używaj profesjonalnego oprogramowania – systemy takie jak MailerLite, GetResponse, FreshMail czy Brevo pomagają dbać o reputację nadawcy
- Segmentuj odbiorców – wysyłaj wiadomości dopasowane do konkretnej grupy klientów, zamiast jednego maila do wszystkich
- Buduj listę mailingową z autentycznych zgód – nigdy nie kupuj gotowych baz, to ryzyko i naruszenie RODO
- Optymalizuj treść maila – używaj prostego języka, naturalnych sformułowań i nie przesadzaj z grafikami
- Testuj i analizuj – przed wysyłką kampanii możesz skorzystać z narzędzi typu Mail-Tester, aby sprawdzić „punktację spamu” wiadomości
