Urlop wypoczynkowy jest prawem pracownika chronionym przepisami Kodeksu pracy – pracodawca co do zasady nie może dowolnie ingerować w termin wypoczynku ustalonego z pracownikiem. Jednocześnie ustawodawca przewidział wyjątkowe okoliczności, w których odwołanie pracownika z urlopu lub przesunięcie zaplanowanego wypoczynku jest dopuszczalne. Zasady te mają na celu pogodzenie prawa do odpoczynku z koniecznością zapewnienia ciągłości funkcjonowania zakładu pracy.
Odwołanie z urlopu już rozpoczętego
Zgodnie z art. 167 § 1 Kodeksu pracy pracodawca może odwołać pracownika z urlopu wyłącznie wtedy, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. Przepis nie zawiera zamkniętego katalogu takich okoliczności – ocena należy do pracodawcy, który jednak w razie sporu musi być w stanie wykazać, że zaistniała sytuacja była rzeczywiście nieprzewidywalna i wymagała obecności konkretnego pracownika.
Przykładami okoliczności uzasadniających odwołanie z urlopu mogą być:
- nagła awaria systemu informatycznego lub techniczna wymagająca interwencji specjalisty
- niespodziewana kontrola urzędowa lub skarbowa wymagająca obecności odpowiedzialnego pracownika
- poważna awaria produkcyjna zagrażająca ciągłości działania przedsiębiorstwa
- nagła nieobecność innego pracownika na kluczowym stanowisku, której nie można zastąpić
- konieczność pilnego podpisania umowy lub ważnego dokumentu przez osobę upoważnioną
Pracodawca nie może odwołać pracownika z urlopu z powodów, które były możliwe do przewidzenia i zaplanowania z wyprzedzeniem. Zwykłe nasilenie pracy, urlop innego pracownika zaplanowany wcześniej czy bieżące potrzeby organizacyjne nie stanowią przesłanki do odwołania.
Zwrot kosztów poniesionych przez pracownika
Odwołanie pracownika z urlopu rodzi po stronie pracodawcy obowiązek pokrycia kosztów, które pracownik poniósł w bezpośrednim związku z planowanym wypoczynkiem, a które przepadły lub wymagają dodatkowych wydatków na skutek przerwania urlopu. Obowiązek ten wynika wprost z art. 167 § 2 Kodeksu pracy.
Do kosztów podlegających zwrotowi mogą należeć:
- nieodzyskane koszty wykupionej wycieczki lub wyjazdu zorganizowanego
- koszty biletów lotniczych i kolejowych niemożliwych do zwrotu
- koszty rezerwacji hotelowej opłaconej z góry bez możliwości bezkosztowej rezygnacji
- koszty podróży powrotnej z miejsca wypoczynku do miejsca pracy
Pracodawca jest zobowiązany pokryć udokumentowane koszty – pracownik powinien zachować i przedstawić dowody poniesienia wydatków. Nie ma ustawowego terminu na zgłoszenie roszczenia, jednak zasadne jest uczynienie tego niezwłocznie po powrocie do pracy.
Przesunięcie urlopu przed jego rozpoczęciem
Przepisy Kodeksu pracy przewidują również możliwość przesunięcia terminu urlopu jeszcze przed jego rozpoczęciem. Sytuacja ta jest odmienna od odwołania – dotyczy zmiany terminu wypoczynku, który jeszcze się nie rozpoczął. Przesunięcie urlopu może nastąpić:
- na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami – pracodawca jest wówczas zobowiązany uwzględnić wniosek, jeśli nie zakłóca to toku pracy
- z powodów leżących po stronie pracodawcy – gdy nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy; pracodawca musi wyznaczyć nowy termin urlopu
- z powodu czasowej niezdolności pracownika do pracy – choroba, odosobnienie w związku z chorobą zakaźną, urlop macierzyński lub inne przeszkody wymienione w art. 166 Kodeksu pracy powodują, że urlop ulega automatycznemu przesunięciu na późniejszy termin
Czy pracownik musi zastosować się do odwołania z urlopu?
Polecenie odwołania z urlopu jest poleceniem służbowym pracodawcy i pracownik jest co do zasady zobowiązany je wykonać, jeśli mieści się ono w granicach prawa. Odmowa powrotu do pracy może być traktowana jako naruszenie obowiązków pracowniczych i skutkować konsekwencjami dyscyplinarnymi, włącznie z rozwiązaniem umowy o pracę. Jednocześnie pracownik może zakwestionować zasadność odwołania – jeśli uzna, że brak było ku temu ustawowych przesłanek, może dochodzić swoich praw na drodze sądowej.
W praktyce spory dotyczące odwołania z urlopu są rozstrzygane przez sądy pracy. Pracownik, który poniósł szkodę w związku z bezpodstawnym odwołaniem z urlopu, ma prawo domagać się odszkodowania. Ciężar wykazania, że okoliczności uzasadniające odwołanie rzeczywiście zaistniały, spoczywa na pracodawcy.
Urlop zaległy a uprawnienia pracodawcy
Odrębną kwestią jest udzielanie urlopu zaległego z poprzednich lat. Pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi zaległego urlopu do 30 września roku następnego po roku, w którym pracownik nabył prawo do urlopu. Może to zrobić jednostronnie, bez zgody pracownika – przepis art. 168 Kodeksu pracy wprost dopuszcza udzielenie urlopu zaległego w terminie wyznaczonym przez pracodawcę. Uprawnienie to nie dotyczy jednak urlopu bieżącego – w tym przypadku termin wypoczynku powinien być uzgodniony z pracownikiem, z uwzględnieniem planu urlopów obowiązującego w zakładzie pracy.
Szczególna ochrona niektórych pracowników
Przepisy Kodeksu pracy i ustaw szczegółowych przewidują wzmocnioną ochronę uprawnień urlopowych dla określonych grup pracowników. Pracodawca nie może odwołać z urlopu ani odmówić jego udzielenia w terminie wybranym przez pracownika m.in. w przypadku:
- urlopu macierzyńskiego, ojcowskiego i rodzicielskiego – te urlopy są bezwzględnie chronione i pracodawca nie ma prawa ich odwołać
- pracownic w ciąży – mają prawo do urlopu bezpośrednio przed porodem, jeśli złożą stosowny wniosek
- pracowników młodocianych – muszą korzystać z urlopu w czasie ferii szkolnych
Każda próba odwołania pracownika z urlopu macierzyńskiego lub rodzicielskiego jest bezskuteczna z mocy prawa i może zostać zakwestionowana przed Państwową Inspekcją Pracy lub sądem pracy. Pracodawcy, którzy naruszają przepisy o urlopach, podlegają karze grzywny w wysokości od 1000 do 30 000 zł.
