Faktura to podstawowy dokument w obrocie gospodarczym, który potwierdza sprzedaż towarów lub usług. Dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą wystawianie faktur jest codziennością, a zrozumienie, jakie elementy powinny się na niej znaleźć, jest bardzo ważne.
Obowiązkowe elementy faktury
Wystawiając fakturę w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej, musisz pamiętać o zamieszczeniu kilku obowiązkowych elementów. Są one wymagane przez przepisy prawa, a ich brak może skutkować problemami z rozliczeniami podatkowymi:
- data wystawienia – faktura powinna zawierać datę, kiedy została wystawiona
- numer faktury – każda faktura musi mieć unikalny numer, który pozwala na jej identyfikację. Numeracja może być ciągła lub oparta na dowolnym systemie, który zapewnia jej unikalność
- dane sprzedawcy i nabywcy – należy podać pełną nazwę, adres oraz numer NIP obu stron transakcji
- opis sprzedanych towarów lub usług – należy dokładnie opisać, co zostało sprzedane lub jakie usługi zostały świadczone
- kwota netto – wartość sprzedanych towarów lub usług bez uwzględnienia podatku VAT
- stawka i kwota VAT – w przypadku płatników VAT należy podać stawkę podatku oraz jego wartość. Jeśli przedsiębiorca jest zwolniony z VAT, należy wskazać podstawę prawną zwolnienia
- kwota brutto – całkowita wartość faktury z uwzględnieniem VAT
Jak wystawić fakturę krok po kroku?
Wystawienie faktury, zwłaszcza jeśli robisz to po raz pierwszy, może wydawać się skomplikowane. Jak wystawić fakturę krok po kroku?
- określ dane sprzedawcy – zacznij od wprowadzenia swoich danych, jako sprzedawcy: nazwa firmy, adres, numer NIP. W przypadku jednoosobowej działalności będzie to Twoje imię, nazwisko i numer NIP
- wprowadź dane nabywcy – wpisz dane kontrahenta, który kupuje od Ciebie towar lub usługę, w tym jego NIP
- opisz przedmiot sprzedaży – opisz dokładnie, co sprzedajesz. Może to być towar (np. laptop) lub usługa (np. konsultacja prawna). Opis powinien być na tyle szczegółowy, aby obie strony rozumiały, czego dotyczy faktura
- podaj cenę – określ wartość sprzedanych produktów lub usług. Najpierw wpisz kwotę netto, a następnie dolicz podatek VAT, o ile go naliczasz
- numeruj faktury – nadaj fakturze numer zgodny z Twoim systemem numeracji
- wprowadź datę – dodaj datę wystawienia faktury, która może być inna niż data sprzedaży. Zazwyczaj fakturę wystawia się w dniu sprzedaży lub w ciągu siedmiu dni od zakończenia miesiąca, w którym miała miejsce transakcja
Kiedy trzeba wystawić fakturę?
Jako przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą masz obowiązek wystawić fakturę w określonych przypadkach. Nie zawsze faktura jest wymagana, jednak są sytuacje, w których jest obligatoryjna:
- dla osób prawnych i przedsiębiorców – musisz wystawić fakturę, jeśli sprzedajesz towary lub usługi firmie (osobie prawnej lub innej działalności gospodarczej)
- na żądanie osoby fizycznej – jeśli sprzedajesz towar lub usługę osobie fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej, musisz wystawić fakturę tylko wtedy, gdy zażąda tego w ciągu 3 miesięcy od zakupu
- faktura zaliczkowa – w przypadku otrzymania zaliczki przed dostarczeniem towaru lub wykonaniem usługi, powinieneś wystawić fakturę zaliczkową
Faktura a zwolnienie z VAT
Jeśli prowadzisz działalność zwolnioną z VAT, także masz prawo wystawiać faktury, jednak różnią się one od tych, które wystawiają płatnicy VAT.
- podstawa prawna zwolnienia – na fakturze musisz umieścić informację o zwolnieniu z VAT oraz podać odpowiednią podstawę prawną, np. „Zwolniony z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT”
- brak stawki VAT – na fakturze nie podajesz stawki VAT ani kwoty tego podatku, ponieważ nie naliczasz VAT
- pozostałe elementy – pozostałe dane faktury, takie jak opis towarów lub usług, dane sprzedawcy i nabywcy, muszą być zgodne z ogólnymi przepisami dotyczącymi faktur
